Veranderende bedrijfsprocessen en privacy tijdens het thuiswerken

De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel medewerkers in zorgondersteunende functies (zoals functioneel beheerders, administratief medewerkers, zorgadministrateurs) op zijn minst deels vanuit huis zijn gaan werken. Wanneer de werkprocessen hierop voldoende zijn aangepast hoeft dit geen problemen op te leveren, maar het brengt wel extra verantwoordelijkheden voor de zorgaanbieder met zich mee. Bent u er bijvoorbeeld zeker van dat de netwerken en verbindingen die medewerkers maken vanuit huis volledig veilig zijn? In veel gevallen bevat de data waarmee gewerkt wordt zeer privacygevoelige informatie over de gezondheid van cliënten. Dit verdient extra aandacht.

Wat kunt u doen om de privacy van cliënten in geval van thuiswerken te borgen:

• Maak goede afspraken over de beveiliging van de werkomgeving thuis.

• Zorg dat de gebruikte software altijd up-to-date is (zeker wanneer er sprake is van een ‘bring your own device-beleid’).

• Kijk kritisch naar de werkprocessen, onderzoek de impact van het thuiswerken hierop

• Maak een omgangsvorm voor gevoelige documenten (aanpassing proces is soms nodig, hier moeten vaak ook richtlijnen voor worden geschreven).

• Ga bewust om met (video)chatdiensten.

• Blijf aandacht besteden aan awareness; mensen blijven een enorm belangrijke schakel in een verantwoorde omgang met gevoelige gegevens.

• Besteed aandacht aan bijvoorbeeld phishingmails. Helaas zoeken criminelen juist in deze tijd hun toevlucht tot deze middelen.

• In samenspraak met uw functionaris gegevensbescherming kan het nodig zijn het register van gegevensverwerkingen te actualiseren.